Assistante personnelle / Office Manager

  • N/C
  • Luxembourg Luxembourg Luxembourg LU
  • Permanent, Full time
  • Non communiqué
  • 09 Apr 18 2018-04-09

L’entreprise: • Société de gestion de portefeuille, indépendante, créée par des experts reconnus de la gestion actions. • L’équipe de gestion dispose d’un des meilleurs track-record en matière de gestion en actions européennes.

Le poste:

Véritable bras droit du directeur, votre mission sera de le décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité :

  • Gérer l’emploi du temps du directeur (professionnel et personnel)
  • Organiser les déplacements et les voyages
  • Rédaction et mise en forme des rapports, notes, courriers, et autres documents
  • Organisation d’évènements commerciaux/marketing
  • Accueil visiteurs et téléphonique
  • Mise à jour de présentation marketing
  • Ouverture, répartition et traitement du courrier reçu
  • Commande des fournitures, des cartes de visites, cartes de correspondance…
  • Elaboration des factures clients
  • Collecte, validation et transmission des factures fournisseurs
  • Collecte et transmission des informations sociales (notes de frais, congés, …)
  • Support informatique de premier niveau (avant contact avec notre prestataire informatique s’il y a lieu)
  • Etablir et classer des dossiers administratifs
  • Assurer le support administratif pour le reste de l’équipe (facturation, archive,…)

 

Le profil du candidat(e):

  • Vous bénéficiez d’une expérience de 3 à 5 ans en tant qu’Assistante Personnelle / Office Manager au sein d’une PME. formation Bac+2/3,
  • Les principales qualités requises sont les suivantes : sens de l’organisation, rigueur, rapidité, polyvalence, grande capacité d'adaptation et souplesse d'esprit, sens de l’autonomie, organisation et méthode, consciencieuse et investie.
  • La maîtrise du Pack Office et de l’anglais est indispensable.