• Competitive
  • Warsaw, Mazowieckie, Poland
  • Permanent, Full time
  • Moody's
  • 2018-08-18

Administrative Assistant/ Asystent(-ka) biura

Location: Warsaw, Mazowieckie, Poland

The Role / Responsibilities:

Objective: The purpose of the job is to provide administrative and secretarial support to members of the organization and provide backup, as needed. The position is part-time 50% on a permanent contract.

RESPONSIBILITIES:

• Reception / Phone Coverage
Receiving visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them appropriately. Answering, screening and forwarding incoming phone calls. Answer all phones promptly and in a pleasant and professional manner. Take detailed messages and deliver them without delay to the intended party or assist callers by redirecting them to another available party who can help them. Receiving and sorting daily mail.
• General Secretarial Support
Provide general secretarial support to include copying, faxing, filing, spreadsheet work and presentation preparation. Acquire and maintain a good understanding of Moody's business, and particular business line being supported, in order to provide optimal customer service.
• Administrative Back-Up
During vacations and times of absence, provide back-up in order to ensure uninterrupted flow of operations with regard to support staff, technology and all office issues.
• Meeting Coordination
Assist in process meeting requests for team including setting up appointments, reserving conference rooms, requesting security passes for guests, arranging for teleconference numbers, refreshments, handouts, etc.
• Travel & Entertainment
Assist in arranging travel for team members including air, rail, car service, and hotel and conference registrations taking care to be mindful of deadlines and working to ensure that the most economical options are taken advantage of. Timely and accurate preparation and submission of T&E reports for each team member supported, ensuring that company policies have been followed and that proper and organized documentation is provided to support the report.
• Accounts Payable
Timely and accurate preparation and submission of invoices, ensuring that proper accounts are used, amounts are correct and that proper and organized documentation is provided to support the invoice.
• Correspondence
Prompt and accurate preparation of various correspondence.
• Other
Provide support in ordering office supplies. May be called upon to take on additional responsibilities and/or perform other tasks as assigned.

Rola / Zadania:

Cel: Osoba na tym stanowisku ma zapewni? wsparcie administracyjne i obs?ug? sekretariatu cz?onkom organizacji, a tak?e ich zast?pstwo w razie potrzeby. Stanowisko obejmuje zatrudnienie na pó? etatu na podstawie umowy o prac? na czas nieokre?lony.

Zadania:

• Recepcja / Telefony
Przyjmowanie go?ci, w tym w?a?ciwe witanie, kierowanie i og?aszanie ich przybycia. Przyjmowanie po??cze? telefonicznych, ich selekcjonowanie i ??czenie. Obs?uga po??cze? w sposób p?ynny i profesjonalny. Przyjmowanie wiadomo?ci i ich niezw?oczne przekazywanie w?a?ciwym osobom lub kierowanie dzwoni?cych do innych rozmówców. Obs?uga korespondencji.
• Ogólna obs?uga sekretariatu
Obs?uga z uwzgl?dnieniem kopiowania, faksu, archiwizacji, przygotowywania arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Poznanie i nabycie dobrej znajomo?ci dzia?alno?ci Moody's i wspieranej linii biznesowej w celu optymalizacji obs?ugi klienta.
• Administracyjne zast?pstwo
S?u?enie, podczas wakacji i innych absencji, zast?pstwem administracyjnym w celu zapewnienia ci?g?o?ci operacyjnej w zakresie wsparcia osobowego, technicznego i administracyjnego.
• Koordynacja spotka?
Wsparcie organizacyjne spotka? cz?onków zespo?u, w tym ich umawianie, rezerwowanie powierzchni, obs?uga go?ci zewn?trznych, zamawianie telekonferencji, posi?ków, materia?ów itp.
• Podró?e s?u?bowe
Obs?uga organizacyjna podró?y cz?onków zespo?u, w tym rezerwacja podró?y lotniczych, kolejowych i samochodowych, rezerwacji hotelowych i konferencyjnych z uwzgl?dnieniem terminów i ekonomicznych preferencji. Terminowe i dok?adne rozliczanie podró?y s?u?bowych cz?onków zespo?u zgodnie z korporacyjnymi procedurami oraz uwzgl?dnieniem w?a?ciwej dokumentacji ?ród?owej.
• Zobowi?zania
Terminowe i dok?adne przygotowywanie i procesowanie rachunków i faktur, z w?a?ciwym wykorzystaniem kont, odzwierciedleniem warto?ci oraz odpowiedni? dokumentacj? ?ród?ow?.
• Korespondencja
Niezw?oczne i dok?adne przygotowywanie ró?nego rodzaju korespondencji.
• Inne
Pomoc w zamawianiu materia?ów biurowych. Inne mo?liwe zadania, zlecane na bie??co.

Moody's Investors Service (MIS)

#LI-AH2

Qualifications:

• Relevant secretarial / administrative experience working in a corporate environment supporting a team
• Solid working knowledge of, and skill in, the Microsoft Office Suite including Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
  • OUTLOOK: In CALENDAR, ability to create and modify appointments using the planner; in E-MAIL, the ability to create, send and forward email
  • WORD: ability to create and modify basic communications
  • EXCEL: ability to create and modify basic spreadsheets
  • POWERPOINT: ability to create and modify presentations
• Strong organization skills
• Excellent manner and well-groomed appearance
• Very good verbal and written communications skills; fluency in local language (Polish) and English is essential
• Ability to multi-task and adapt to shifting priorities
• Excellent attention to detail
• Strong orientation towards teamwork
• Requires moderate supervision

Wymagane kwalifikacje:

• Odpowiednie do?wiadczenie w pracy na stanowiskach asystenckich/administracyjnych, wspieraj?cych zespo?y firmowe.
• Gruntowna znajomo?? pakietu Microsoft Office, w tym programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint.
  • OUTLOOK: W ramach Kalendarza, znajomo?? tworzenia i modyfikowania zaplanowanych spotka?; w Mailu - umiej?tno?? tworzenia, wysy?ania i przekierowywania poczty elektronicznej
  • WORD: Znajomo?? tworzenia i zmian prostych dokumentów
  • EXCEL: Umiej?tno?? tworzenia i modyfikowania nieskomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych
  • POWERPOINT: Znajomo?? tworzenia i zmian prezentacji
• Du?e umiej?tno?ci organizacyjne
• Wysoka kultura osobista
• Bardzo dobra komunikatywno??, p?ynno?? w j?zyku polskim i angielskim
• Umiej?tno?? pracy wielozadaniowej i adaptacji do zmieniaj?cych si? priorytetów
• Dba?o?? o szczegó?y
• Silne zorientowanie na prac? zespo?ow?
• Umiej?tno?? samodzielnej organizacji pracy

Moody's is an essential component of the global capital markets, providing credit ratings, research, tools and analysis that contribute to transparent and integrated financial markets. Moody's Corporation (NYSE: MCO) is the parent company of Moody's Investors Service, which provides credit ratings and research covering debt instruments and securities, and Moody's Analytics, which offers leading-edge software, advisory services and research for credit and economic analysis and financial risk management. The Corporation, which reported revenue of $4.2 billion in 2017, employs approximately 11,900 people worldwide and maintains a presence in 41 countries. Further information is available at www.moodys.com.

Moody's is an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability, protected veteran status, sexual orientation or any other characteristic protected by law.

Candidates for Moody's Corporation may be asked to disclose securities holdings pursuant to Moody's Policy for Securities Trading and the requirements of the position. Employment is contingent upon compliance with the Policy, including remediation of positions in those holdings as necessary.

Warsaw, Mazowieckie, Poland Warsaw Mazowieckie PL